OPPSUMMERING AV VIKTIGE SYSTEMFUNSKJONER I ASTROW WEB
Dette dokumentet viser kort til oppsummering av det en systembruker bør vite om, og kunne noe om for å kunne forstå hvordan Astrow Web fungerer.
Astrow Web består i hovedsak av 4 «grunn-påler» som definerer mye av hvordan kalkuleringen av de ansatte blir. Disse 4 er: Tellere (T og C tellere) / Dagsplaner / Sykluser / Lønsgruppe
I tillegg vil det være viktig å ha forståelse for bruk av enkelte funksjoner som bygger opp det rundt, slik at systemet alltid er oppdatert med hvem som ser hva, har hvilken tilgang, og kommer på riktige team/avdelinger med mer. Dette er: Ansatte / Brukere / Grupper og Godkjennere
SYSTEM BEREGNING
Tellere
Under menyen Konfigurasjon -> Tellerdefinisjon ligger alle T-tellere og C-Tellere.
T-tellere teller timer/minutter (alltid i 60-deler) mens C-tellere teller stk (1,2,3 osv). Tellere brukes «overalt» i systemet der vi ønsker å få data om timer/stk. I dagsplaner, i fravær, i rapporter m.m. Det kan også benyttes til å lage formler, som kan gi telleren en annen verdi, for eksempel T-1 X T-2 = T-3 (litt som Excel er bygget opp). Mange av tellerne som er i bruk er også skjult for brukere, da de har funksjoner som å være formler for utregning «i bakkant» eller for eksport til lønn og lignende. Uten tellere, får vi ikke noe verdi. Så tellere er ett viktig fundament i Astrow. VI kan benytte inntil 199 tellere for T og 199 for C totalt.
Dagsplaner
Dagsplaner er noe som er veldig viktig i Astrow, og som systembruker har mye forhold til. En dagsplan forteller hvordan en enkelt dag skal beregnes. Start og slutt tid, antall timer, pauser, alle typer daglige tillegg. Her kan man også styre halve feriedager og automatisk inn/ut registrering. En dagsplan kan settes opp med «timebasert» og/eller «sonebasert».
Enkelt forklart benyttes sonebasert stort sett på alle ansatte som har faste arbeidstider. Timebasert benyttes oftest på deltid eller vikarer/timelønnede innleid o.l. Sonebasert: Med soner menes det at man setter opp tidspunkter for når diverse tellere skal tre i kraft. Eksempel: Mellom 21 og 06 skal Teller T2 (som er overtid 100%) være, og i sone 06 til 08 skal det være T1 (som er 50% overtid), og fra sone 0800 til 1600 skal det være normal arbeidstid (kan være andre tillegg som kan inkluderes her), mens fra 16 til 21 er det T1 igjen (50%). Da har man fortalt dagsplanen hvordan tid skal beregnes. Så kan det tillegges pausetrekk, det kan fortelles at enkelte sone må godkjennes (som overtid) osv. Timebasert: Her vil telleren tre i kraft etter antall timer, og ikke på klokkeslett som i soner. Når x antall timer er arbeidet, så trer en teller i kraft. Beste utgangspunkt for hva man benytter avhenger veldig av hvordan den ansatte jobber, og type stilling. Man lager også ofte egne planer for helligdag, jul/nyttår, påske osv, ettersom man har behov for dette.
Sykluser
En syklus er «bare» til for å sette sammen en ukes syklus bestående av diverse dagsplaner. Dette kan være alt fra uke til flere ukers sykluser, ettersom hva bedriften arbeider. Det lages ofte sykluser ut i fra hvilken stilling/avdeling du arbeider i bedriften. I syklus kan man også justere døgnskifte, som forteller når døgnet i Astrow starter (standard 00:00) – ved for eksempel nattarbeid.
Lønnsgrupper
Lønnsgruppe kan enklest fordeles i type stilling (posisjon) man har. Den forteller om den ansatte har Fleksitid, overtid, og også hva slags periode beregning man har. Noen har daglig, andre har ukentlig eller to-ukentlig. Man definerer også hva slags type fleks, og hva slags type overtidsregler man skal benytte i lønnsgruppe. Her legges også helligdager eller andre faste (spesielle) dager inn. I Astrow 9 vil dette fremkomme i en egen kalender som laster dager inn fra nett, for det landet man tilhører.
Ansatte
Alle ansatte, som registreres i Astrow Web vil ha følgende info som obligatorisk: Navn, Kortnummer, Startdato, Syklus (med dato lik start dato), Lønnsgruppe (med dato lik start dato). Har man sykdomsregel aktivert, vil datoer der også gjelde ift startdato. Alle ansatte får en lønnsgruppe og en syklus, og denne følger den ansatte fra start av. Om den ansatte bytter syklus eller lønnsgruppe over tid, kan dette fint gjøres ved å legge til nye, men beholde de som ligger der pga historikk. Om den ansatte skal eksporteres til lønn eller annet system, må Ansattnummer være registrert også.
Brukere
En ansatt er som oftest enten en bruker hos de fleste. OM den ansatte kan logge seg inn via PC/Mobil, må det opprettes brukerprofil på den ansatte. Brukerprofilen består da av: brukernavn, passord, epost, ansattnavn og rolle. Rollen definerer hva slags rettigheter den ansatte har (portal, stempling, leder, HMS e.l.) Om den ansatte har lederprofil må den også tildeles gruppe (se grupper). Man kan opprette bruker i ansatt-profil vinduet eller via «brukere». Tips: Ha ryddige brukernavn hvor det er en struktur. Lag ett passord som «bare» du vet, og klikk «bytt passord» etter at bruker er opprettet, så vil bruker få et passord tilsendt på epost, som du ikke vet.
Grupper
Astrow Web benyttes grupper til mange formål, og er derfor en av de viktigste funksjoner som man må holde god struktur på. Under grupper er det avviksgrupper og det er ansattgrupper.
Avviksgrupper
Avviksgruppe har de fleste bare en av, men her kan det opprettes flere om man ønsker og skulle trenge. Den gruppen kan vises til hva en leder/ansatt skal kunne se av fravær. Så om man har forskjell på hva ansatt X skal se, ift ansatt Z, så kan man lage flere av disse gruppene.
Ansattgrupper
For ansattgrupper bruker man dette til Avdelinger, team, lønnsoverføring, innleide m.m. Enkelte ansatte kan ligge i flere grupper. I den første ark-fanen under ansattgrupper definerer man hva slags «rolle» gruppen skal ha. Om den skal benyttes for systemet som statistikker, kun oversikt og rapporter så er det System og rapport som kan hukes på. Denne gruppen vil da ikke ha noen avviks-meldinger på seg, og man kan ha tilgang til denne uten å motta forespørsler o.l. For de grupper som defineres som «team» må det settes på hake for forespørsel, og avdelingsleder, slik at man kan knytte en leder til teamet, og de som ligger i dette teamet for sendt forespørsler. Man knytter til seg teamleder og Godkjenner (se neste avsnitt) i denne, så alt kan administreres fra grupper.
Godkjenner
Rollen som godkjenner (Authorizer) er satt som egen rolle, men man kan hente de som har denne rollen inn via ansattgrupper, som skrevet om i forrige punkt. For å opprette Godkjenner gjøres dette via menyen Konfigurasjon og Autorisering. Her kan man sette opp hvem som skal være Godkjenner, og hvem de skal godkjenne. Denne godkjenningen gjelder for fraværsforespørsler! Du kan ha flere på samme nivå, eller flere nivåer. Det aller beste er å knytte godkjenner til ansattgruppe og ikke ansatte, for da vil det oppdateres ettersom det er ansatte som flyttes ut/inn av gruppen, automatisk.